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WEB-basierte Prozesse im ivl-Mitarbeiterportal ohne Medienbrüche

WEB-basierte Prozesse im ivl-Mitarbeiterportal ohne Medienbrüche

Mit der Bestellanforderung fing es an. Auslöser für die Entwicklung des Systems war der Wunsch, den papierbasierten Prozess der Bestellanforderung mit seinen diversen Medienbrüchen, den daraus resultierenden Mehrfacherfassungen und einer Vielzahl von zu durchlaufenden Stationen durch einen direkt im SAP®-System verankerten Ablauf zu ersetzen. Da das Erfassen, Freigeben und Abschließen der Bestallanforderungen direkt im SAP®-System dem ungeübten Gelegenheitsanwender recht sperrig erscheint, entstand die Idee, zwar vollständig SAP®-Funktionalität zu nutzen, dem Anwender aber eine passgenaue Oberfläche in Form einer Webseite anzubieten.

Der Prozess ist nun so gestaltet, dass bereits beim Anlegen die Einhaltung sämtlicher Regelungen der ivl – bis hin zu einer ggf. erforderlichen Dokumentation der Lieferantenauswahl – gewährleistet wird. Alle zugehörigen Dokumente wie z.B. Angebote oder Preislisten werden als Anlagen direkt im SAP®-System abgelegt.

Die Bestellanforderung durchläuft anschließend per Workflow einen Freigabeprozess: Dieser startet immer beim direkten Vorgesetzten, der dann auch entscheidet, wer für den zweiten Freigabeschritt zuständig sein soll. In Abhängigkeit von den Wertgrenzen der Unterschriftsordnung sowie der hinterlegten Aufbauorganisation werden die zulässigen Möglichkeiten automatisch angeboten. Vertretungsregelungen sind ebenfalls implementiert. Der dritte Freigabeschritt wird schließlich durch das Rechnungswesen vorgenommen, welches die Bestellanforderung aus der Controllersicht prüft und mit einer passenden Kontierung versieht.

In jedem Freigabeschritt ist es bei Fehlern oder sonstigen Auffälligkeiten möglich, den Vorgang an den Ersteller zurückzugeben. Nach erfolgter Korrektur wird der Freigabeprozess neu gestartet. Im Anschluss an die abschließende Freigabe kann die Bestellanforderung durch den Einkauf bearbeitet und in eine Bestellung überführt werden.

Die organisatorischen Freigabeschritte werden im Webportal vorgenommen; die abschließende Freigabe durch das Rechnungswesen erfolgt im SAP®-System. In allen Fällen werden die zuständigen Bearbeiter über neue Aufgaben durch E-Mails informiert. Der Aufruf des Vorgangs im Webportal kann direkt aus der E-Mail erfolgen.

Nachdem der technische Unterbau geschaffen war, kamen schnell weitere web-basierte Prozesse hinzu. So wurde es im Anschluss ermöglicht, die Kontierung von Arbeitsaufwänden direkt in der Web-Anwendung vorzunehmen und die bisherigen Tagesarbeitsbelege abzulösen. Ebenso ist es möglich, Zeiten der Rufbereitschaft zu planen und Rufbereitschaftseinsätze zu erfassen.

Als weiterer großer Funktionsblock wurden dann die Vorgänge zu „Abwesenheiten“ implementiert. Hier ist es nun möglich, Anträge für Urlaub, Gleitzeit und Home Office sowie Ersatzbelege zur Zeiterfassung zu erstellen, zu genehmigen und in das SAP®-System zu übernehmen. Auch hier erfolgt die Benachrichtigung über fällige Aufgaben, z.B. zur Genehmigung bzw. über die abschließende Übernahme der Antragsdaten in das SAP®-System, über E-Mails mit direkter Zugriffsmöglichkeit auf den jeweiligen Vorgang.

Das Mitarbeiterportal erfreut sich großer Akzeptanz und wird Stück für Stück weiterentwickelt. Die Bearbeitungsdauer der Vorgänge hat sich stark verkürzt: Haben Prozesse vorher infolge von Transport- und Liegezeiten eher Stunden oder gar Tage benötigt, so sind sie heute in der Regel eher im Bereich von Minuten abgeschlossen.

Wenn eine solche Lösung auch für Sie von Interesse ist, sprechen Sie uns an.

Unsere Ansprechpartnerin für Sie:

Inga Liberty, Bereichsleiterin Consulting

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