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Einführung der elektronischen Personalakte (ePA) bei der ivl – einfach - digital - übersichtlich

Die Digitalisierung schreitet auch bei der ivl mit Tempo voran. Die ivl hat ihre Personalakten von Papierform auf elektronische Personalakten (ePA) umgestellt. Ein Umstieg, der viele Vorteile mit sich bringt. So stehen beispielsweise Dokumente zum Arbeitsvertrag, arbeitsvertragliche Ergänzungen, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse und Beurteilungen sowie Policen zur betrieblichen Altersvorsorge digital zur Verfügung.

Bei der ivl werden die einzelnen Dokumente mit einem Barcode versehen und eingescannt. Neben der strukturierten Zuordnung zu einer Personalakte findet eine zusätzliche Verschlagwortung statt, um eine noch schnellere Recherche zu ermöglichen. Aber auch die datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Löschung von Daten können durch die Vorgabe von Regelfristen automatisiert umgesetzt werden.

Gerade für die Personalabteilung bietet die Digitalisierung mehr Möglichkeiten als die papiergebundene Personalakte. Es ergeben sich deutliche Zeitersparnisse, da alle Personaldokumente für berechtigte Personalsachbearbeiter/innen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen; lange Suchzeiten gehören damit der Vergangenheit an. Die Einsparung von Archivraum durch den Wegfall der Aktenlagerung ist ein weiterer Vorteil.

Zusammenfassend hilft die ePA alle Dokumente schnell, vertraulich und zuverlässig zu bearbeiten, zu archivieren und wieder verfügbar zu machen. Bei der ivl ist die Einführung der ePA ein voller Erfolg, der sich in kürzester Zeit im Rahmen eines sehr schlanken Projektes realisieren ließ.

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Unsere Ansprechpartnerin für Sie:

Inga Liberty, Bereichsleiterin Consulting

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