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PROJEKTE &
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Druckerkonsolidierung

Wie aus Effizienz Mehrwert wird

In knapp einem Jahr hat die Informationsverarbeitung Leverkusen (ivl) für die Stadt und die Energieversorgung Leverkusen ein umfangreiches Projekt zur Druckerkonsolidierung durchgeführt. Wie aus dem ersten Ansatz, die Vielzahl der Geräte und die entsprechenden Kosten zu reduzieren, vielfältige Mehrwerte entstanden, erläutert der Projektleiter Karl-Heinz Hornecker im Gespräch.

Die ivl betreut eine umfangreiche Druckerlandschaft für die Kunden, die Stadt Leverkusen und die Energieversorgung Leverkusen GmbH & Co. KG. Wann starteten Sie mit den Überlegungen, dies zu konsolidieren?

Im Frühjahr 2015 habe ich die ersten Gespräche mit unseren Herstellern und Lieferanten geführt. Wir betreuten damals etwa 900 Drucker von 5 Herstellern, viele verschiedene Typen. Mein Ziel war es anfangs, diese Landschaft einzudampfen, um die Druck-, Energie- und Wartungskosten zu reduzieren. Unsere Auftraggeber wie die Verwaltung unterliegen einem hohen Sparzwang. Insofern sah ich da großes Potenzial – die meisten Studien gehen von einer Kostenreduzierung von mindestens 20 Prozent aus. Im Projektverlauf haben wir den Schwerpunkt und den Nutzen mehr und mehr in Richtung Digitalisierung, Arbeitsprozesse und Mehrwert verschoben.

Welche Mehrwerte?

Statt einzelner Laser- oder Tintendrucker, Kopierer und Faxgeräte setzen wir jetzt auf Multifunktionsgeräte. Diese sind leistungsfähiger, können mehr Seiten und größere Formate als die gängigen Drucker drucken. Vor allem sind sie netzwerkfähig. Ich kann sie mit zusätzlichen Funktionen versehen – zum Beispiel ein Dokument scannen, direkt per E-Mail versenden oder im zentralen Laufwerk speichern.

Die Multifunktionsgeräte sind in unser Netzwerk integriert. Das heißt, ich kann sie mit unseren vorhandenen Vertretungsregeln und Benutzerrechten koppeln. Ein analoges Fax an Mitarbeiter X, das vor der Konsolidierung offen im Faxgerät lag, kann jetzt digitalisiert und z. B. an einen Vertreter weitergeleitet werden. Vor allem bei termin- oder rechtsrelevanten Vorgängen ist das von Vorteil.

Wie genau drucken die Mitarbeiter jetzt?

Es ist sehr einfach: Sie wählen den zentralen Druckertreiber im Netzwerk aus. Der Druckauftrag wird auf dem Printserver gespeichert. Dann können die Mitarbeiter zu einem beliebigen Multifunktionsgerät gehen, melden sich dort an, der Ausdruck erfolgt und der entsprechende Auftrag wird gelöscht. Das nennt sich „Follow-me“-Prinzip und ist für Abstimmungen zum Beispiel mit anderen Kollegen sehr sinnvoll. Der Mitarbeiter des Umweltamtes kann so bei der Besprechung im Bauamt die gewünschten Unterlagen direkt vor Ort ausdrucken lassen und muss sie nicht quer durch die Verwaltung tragen.

Wie funktioniert die Identifizierung am Drucker?

Jeder Mitarbeiter hat ja seine Anmeldedaten für das „normale“ Netzwerk: Login und Passwort. Letztlich nutzen wir dieses Profil jetzt auch hierfür. Da die Mitarbeiter auch über eine Authentifizierungseinheit (Chip-Karte oder Chip-Coin) für die Zeiterfassung verfügen, verbinden wir diese Systeme miteinander. Der Mitarbeiter meldet sich mit Chipkarte oder Coin mit RFID an dem gewünschten MF-System an, die wir dafür mit entsprechenden Lesegeräten haben ausstatten lassen. Das sorgt vor allem bei Geräten im Publikumsbereich für ein hohes Maß an Sicherheit. So es kann nicht dazu kommen, dass jemand unberechtigt Dokumente kopiert oder vom Gerät mitnimmt. Nur der berechtigte Mitarbeiter kann das System nutzen.

Vorher stand der Drucker auf dem eigenen Schreibtisch, jetzt muss man extra loslaufen ... Gab es da nicht Unwillen?

Natürlich gibt es, bei etwa 2000 Usern, immer eine Prise Skepsis, vor allem bei einem gefühlten Komfortverlust. Aber letztlich überwiegen die Vorteile ganz deutlich. Wir hatten ja auch schon vorher Funktions-Inseln mit Schwerpunkten wie Scanner, Kopierer oder Fax, zu denen die Mitarbeiter gehen mussten. Dort standen dann zum Teil drei bis vier Geräte – jetzt nur noch ein Multifunktionsdrucker, kurz MFP. Ich glaube, für die meisten Mitarbeiter sind es nicht mehr als 25 Meter bis zum nächsten MFP. Das Thema Feinstaubbelastung im eigenen Büro – immer ein Thema bei Laserdruckern – fällt dadurch ebenfalls weg. Es sind aber vor Allem die zusätzlichen Funktionen, die überzeugen! Jetzt ist ein wirklich vertraulicher Druck zum Beispiel von Personalakten und Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter möglich. Jeder MFP hat einen Scanner. Damit lassen sich viele Arbeitsschritte für alle Mitarbeiter digital, sicher und schnell erledigen.

Spielt dabei die Idee des papierlosen Büros eine Rolle?

Natürlich sparen wir auch Papier! Jeder kennt das Phänomen: Ein Dokument wird gedruckt und „versauert“ sozusagen in der Papierausgabe. Das passiert jetzt nicht mehr. Druckaufträge, die länger als eine Woche auf dem Printserver liegen und nicht zum Druck kommen, werden automatisch gelöscht. Wir sparen neben Platz für die Geräte außerdem auch Strom und Verbrauchsmaterialien, der Bedarf an Ersatzteilen ist geringer und lässt sich durch die Typenreduzierung leichter organisieren.

Wie erfolgreich war denn diese Reduzierung?

Wir haben jetzt nur noch einen Hersteller für die Multifunktionsgeräte, zwei für spezielle Drucker, die wir bei Urkunden oder ähnlichem benötigen. Insgesamt sind es nur noch 12 verschiedene Typen, die zum Einsatz kommen. Das macht sich auch im Budget bemerkbar. Aber, wie gesagt, der funktionale Mehrwert ist das, was alle Verantwortlichen und die Mitarbeiter wirklich überzeugt.

Sie bringen sowohl die Verwaltungssicht als auch die IT-Expertise ein. Inwieweit hat das bei der Projektkonzeption und -steuerung geholfen?

Sehr viel! Nach einem ausführlichen Briefing mit dem Hersteller konnten mein Team und ich ein Raster aller technisch machbaren Lösungen und Optionen erstellen. Die ersten Ansätze haben wir mit der zentralen Organisationsstelle und dem Datenschutzbeauftragten diskutiert und anschließend das Konzept mit den „Technischen Unterstützungs- und Informations-Mitarbeitern“, den sogenannten „TUIV“s, durchgesprochen. Sie haben dann mitentschieden, welche technischen Möglichkeiten, wie z.B. Fax- oder Locher-Funktion in den Fachbereichen benötigt werden. So haben wir ein wirklich bedarfsgerechtes Konzept erstellt. Mit Hilfe der TUIV wurden die Mitarbeiter dann über die neuen Funktionen informiert.

Was ist Ihr Fazit aus dem Projekt?

Auf Modernisierung einlassen! Wir sind mit dem Ansatz gestartet, die Anzahl der Drucker zu reduzieren, um Kosten zu sparen, jetzt stehen die Mehrwerte für uns alle im Mittelpunkt. 

DRUCKERKONSOLIDIERUNG

Druckerkonsolidierung zielt vor allem auf die zahlenmäßige Reduzierung des Geräteparks und der eingesetzten Typen ab. Effekte der Zentralisierung von Funktionen sind die Bereitstellung vieler digitaler Funktionen (Farb-Druck bis A3, Fax, Scan, Mail) für alle Nutzer. Als Nebenprodukte ergeben sich eine einfachere Verwaltung durch die IT-Abteilung, effektiveres Arbeiten des Helpdesk und bessere Konditionen für den Einkauf. Die erzielbaren funktionalen und monetären Mehrwerte werden nach oben abgerundet durch den sich ergebenden Systembetrieb unter ökologischen Gesichtspunkten.

FOLLOW-ME-PRINZIP

Das Prinzip beschreibt die Möglichkeit, über zentrale Printserver die Ausgabestelle des Ausdrucks frei zu wählen. Die User identifizieren sich an einem MFP und rufen ihre, auf dem Printserver abgelegten, Druckaufträge zum Ausdruck ab. Sie müssen sich also zum Zeitpunkt der Auftragserstellung nicht entscheiden, wo sie ihre Dokumente drucken möchten.

MULTIFUNKTIONSGERÄTE

Multifunktionsgeräte, kurz MFP genannt, verdrängen in Unternehmen mehr und mehr die klassischen Drucker- und Kopierer. Sie verfügen über viele Funktionen wie Lochen, Heften, diverse Ablagen und Papierformate. Auch größere Auflagen stellen für die MFP kein Problem dar. Sie können per Ethernet oder Wi-Fi in das Firmennetzwerk integriert werden und helfen so, effizient Arbeitsprozesse digital zu gestalten.

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