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BAB-1-Blitzerprojekt

ivl für die Stadt Leverkusen und NSiTM AutoStore® for SAP Solutions + NSiTM AutoCapture®

Wer auf der Bundesautobahn A 1 über den Rhein fährt, muss runter vom Gas: Die Schäden an der Schrägseilbrücke sind derart groß, dass Autos langsam fahren müssen und der Schwerlastverkehr eingeschränkt ist.

Auf der Fahrbahn Richtung Koblenz kontrolliert die Stadt Leverkusen das Tempolimit über zwei Blitzanlagen und kann auch das Gewicht erfassen. An die 500 Verstöße im Schnitt fallen pro Tag an, die über ein Bußgeld-Verfahren geahndet werden. Der Prozess dafür läuft weitgehend elektronisch dank einer Pilot-Installation der ivl GmbH, führender IT- Dienstleister der Stadt Leverkusen. NSi AutoStore for SAP Solutions übernimmt eine Kernfunktion, in dem es die Rückläufer hoch automatisiert erfasst und verarbeitet. Die ersten operativen Monate zeigen, dass der optimierte Ablauf ein Drittel an Bearbeitungszeit spart.

Vorteile auf einen Blick

  • eine Plattform für alle Eingangskanäle 
  • hohe Zeitersparnis 
  • sehr flexibel im Einsatz 
  • unbegrenzt skalierbar

Die Anfänge

Die Rheinbrücke Leverkusen zählt zu den wichtigsten Verkehrsadern in der Metropolregion Rhein-Ruhr. Etwa 60.000 Autos passieren sie jeden Tag pro Fahrtrichtung. Als der Totalausfall wegen Schäden an der Brückenkonstruktion droht, fordert die Bezirksregierung eine Tempoüberwachung: Rund um die Uhr soll die Höchstgeschwindigkeit von 60 km/h kontrolliert werden. Die Stadt reagiert schnell: Aber wie oft werden die Anlagen von Jenoptik blitzen? Belastbare Erfahrungswerte gibt es nicht, was den Aufbau eines neuen Teams in der Zentralen Bußgeldstelle vor besondere Herausforderungen stellt: Es muss zeitnah eine Lösung her, die flexibel und deutlich effizienter ist, als das bisherige Verfahren mit zu vielen manuellen Arbeitschritten.

Die Entscheidung

Die ivl Informationsverarbeitung Leverkusen empfiehlt, die digitale Akte unter SAP einzuführen und das Bußgeld- Verfahren per Workflow abzuwickeln. Doch wie kommen die Dokumente ins System?
Der Full-Service-Anbieter Konica Minolta am Standort Köln/ Bonn empfiehlt AutoStore, um den Medienbruch elegant zu überwinden. Und die IT-Spezialisten sind schnell überzeugt, weil sich mit nur einer Plattform gleich drei Kanäle abbilden lassen: Post, Fax und E-Mail.

Die Lösung

Innerhalb von zwei Monaten entsteht ein Pilot-System, das vereinfacht folgende Schritte abdeckt:
Die Bilder gelangen per Glasfaserkabel ins ivl Rechenzentrum und stehen damit sofort in der Fachanwendung bereit. Die Sachbearbeiter ermitteln den Kfz-Halter und generieren einen Bußgeld-Bescheid mit 2D-Barcode, der das Aktenzeichen und eine Dokumenten-ID enthält. Darüber wird die komplette anschließende Bearbeitung gesteuert. Rückläufer erreichen die Bußgeldstelle per Post, Fax oder E-Mail und gelangen je nach Medium in unterschiedliche Workflows.

Anhörungsbögen, die per Brief eingehen, werden am Multifunktionssystem von Konica Minolta eingescannt. Am Display des bizhub C454e befindet sich ein Funktions-Knopf zum Starten des Workflows. Der Rest läuft ohne weitere Interaktion im Hintergrund ab: AutoStore erfasst die Inhalte der Image-Datei, klassifiziert den jeweiligen Fall und konvertiert das Dokument in ein lesbares PDF/A.

Zudem erfasst die Software den Barcode und fährt einen Stammdaten-Abgleich. Das Aktenzeichen dient als eindeutiger Indikator und bestimmt auch die Zuordnung und Ablage in SAP Folders Management. Dort finden sich sämtliche Dokumente zu einem Aktenzeichen wie Blitzbilder, Bescheide und Rückläufer.

Die Datenübergabe

Zugeordnete Vorgänge werden automatisch in die Wiedervorlage der Fachanwendung eingespeist, wo sie mit Kennzeichen versehen zur Sachbearbeitung anstehen. Auch die Kollegen in der Stadtkasse profitieren von der neuen Anwendung, weil sie die Dokumente und Daten in ihrer Fachanwendung, SAP Neues Kommunales Finanzwesen (NKF), nutzen können. Lässt sich ein Beleg keinem Aktenzeichen zuweisen, setzt AutoStore eine native Systemfehler-Meldung ab und schiebt den Vorgang in einen separaten Workflow zur manuellen Bearbeitung.

Rückläufer per Fax fließen in NSi AutoCapture ein, dem Erfassungstool von Notable Solutions für elektronische Dokumente. Über den Funktions-Knopf „Send-to-SAP" lässt sich mit nur einem Klick der passende Workflow in AutoStore anstoßen, der analog zum Brief erfolgt. Unterschiedliche Vorgänge werden automatisch getrennt und separat weitergeleitet. Dies ist hilfreich, weil Autovermietungen und Speditionen häufig ganze Stapel faxen. E-Mails mitsamt Anhängen durchlaufen den gleichen Weg wie Faxe.

Die Vorteile

Durch die moderne Anwendung spart sich die Bußgeldstelle wertvolle Zeit, die vorher für manuelle Schritte notwenig war. Dies entlastet den Haushalt der Stadt Leverkusen und sichert eine fristgerechte Bearbeitung. Bis zu zwei Wochen gewinnt das Team insgesamt im Verfahren, was der verkürzten Verjährungsfrist zur Anhörung sehr entgegen kommt.

Die ivl führt das Bußgeld-Team für die Rheinbrücke Leverkusen in einem separaten Buchungskreis, so dass sich die Wirtschaftlichkeit der Einheit transparent darstellen und überwachen lässt: Ein gutes Argument in der öffentlichen Diskussion um die Notwendigkeit von Geschwindigkeitskontrollen.

Die Implementierung von NSi Software und Workflows dauert nur wenige Tage, was den straffen Zeitplan unterstützt. Die Lösung ist beliebig skalierbar, womit ivl und die Stadt Leverkusen neue Freiheiten genießen, den Einsatz zum Standard-Service zu machen und auf andere Verfahren auszuweiten. Und genau das ist geplant aufgrund der positiven Erfahrungen.

Der Anwender: Stadt Leverkusen

Die Stadt Leverkusen am Rhein hat etwa 162.000 Einwohner und gehört zum Regierungsbezirk Köln. Gegründet wurde sie 1930 durch den Zusammenschluss der Stadt Wiesdorf mit den Gemeinden Schlebusch, Steinbüchel und Rheindorf. Heute ist Leverkusen eine moderne Großstadt mit allen Einrichtungen der Öffentlichen Verwaltung. Die Zentrale Bußgeldstelle beschäftigt rund 30 Mitarbeiter, von denen etwa die Hälfte zum neuen Team für die Rheinbrücke Leverkusen gehört.
www.leverkusen.de

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